Compte-rendu de la réunion du 29 novembre 2000

Réunion tenue à la BnF

Préliminaire : ce compte-rendu résume les points abordés et les décisions prises, il ne constitue pas un compte-rendu exhaustif des débats.

Prochaine Réunion : le 27 Février 2001 au CNES Paris

• A1. C.Huc, 15/1/2000, mise en place du site web, incluant partie publique et partie privée
• A2. D.Courtaud, 15/1/2000, préparer un texte précisant les conditions requises pour participer aux travaux du groupe PIN
• A3. G.Drouhet : s'informer auprès de l'AFNOR et informer le groupe PIN sur l'accès possible à la version courante du projet de norme ISO 15489 et du document de procédures associé.
• A4. J.Masanes : préparer un projet de structuration et d'organisation des informations d'état des lieux.
• A5. F.Bourdon : mise en palce du sous-groupe normes, définition de ses objectifs et de son mode de travail

• Le Comité de Direction d’Aristote a officialisé, le 28 Septembre 2000, la création du groupe PIN (Pérennisation des Informations Numériques). Les transparents présentés au Comité de Direction afin d’expliquer ce que sont les motivations et les objectifs du groupe seront disponibles sur le serveur Web du groupe.
• Le dépouillement des priorités affectées par chacun aux différents thèmes et sous-thèmes de travail a montré que le canevas élaboré correspondait très bien aux centres d’intérêts de la très grande majorité des membres de ce groupe (nature des informations à pérénniser et leurs états, normes, vocabulaire, systèmes d'archivage). Ce canevas sera disponible sur le serveur. Il a été rappelé à ce sujet qu’il s’agissait là d’un outil de travail évolutif et qu’il convient de le compléter et de le mettre à jour régulièrement.
• Suite à la réunion ISO-CCSDS tenue en Grande-Bretagne début novembre 2000, l’état d’avancement du processus de normalisation ISO du Modèle de Référence OAIS a été présenté. Plusieurs points sont à retenir :
• Les effets extrêmement positifs et pertinents de l’expérimentation de l’OAIS par le projet européen NEDLIB. Cette expérimentation a conduit à enrichir le Modèle de Référence par une nouvelle fonction de ‘préservation’ essentielle à la cohérence de l’ensemble.
• Une nouvelle présentation didactique du Modèle OAIS pourra être organisée sur demande si le besoin s’en fait sentir.
• Une nouvelle version du Modèle de Référence sera publiée en février 2001 en vue d’une seconde revue ISO. L'objectif est d’aboutir à un ‘Draft ISO Standard’ en septembre 2001.
• Un travail de réflexion sur le processus d’ingestion des objets d’information a été entrepris par le CNES avec mandat du CCSDS (Comité Consultatif pour les Sysèmes de Données Spatiales)

Télécharger la présentation de Catherine Dhérent (Direction des Archives de France) Une discussion intéressante et animée à suivi cette présentation. Plusieurs aspects ont été abordés :

• la réduction nécessaire dans le futur du DUA (Délais d’Utilité Administrative) pour les documents électroniques,
• le problème posé par les archives d’université pour lesquelles il n’y a pas de représentants des Archives de France
• le problème spécifique des archives scientifiques. Une session de travail dédiée pourrait dans le futur être organisée sur ce thème. Se pose notamment la question de l’ensemble des publications des chercheurs français dans des revues étrangères.
• Le rôle possible de la Mission TIC dans la diffusion d'informations sur une bonne pratique de l’archivage dés la production des documents.

Pour toute information complémentaire, nous rappelons que l’adresse du site Web de la Direction des Archives de France est le suivant : http:www.archivesdefrance.culture.gouv.fr ==== projet de norme ISO 15489 sur le “records management” ==== Présentation de Marie-Anne Chabin (Archive 17). Une version française de ce projet sera validée au premier semestre 2001 Ce projet de norme s’applique à tous les documents, qu'ils soient ou non sous une forme électronique. Il sera complété par un rapport technique explicitant les procédures à suivre. La question d'accès, par les membres du groupe, à ce document dans son état non définitif a été posée. (cf. Actions) ==== norme ISO NF Z42-013 sur l'archivage électronique ==== Présentation de Marie-Anne Chabin (Archive 17). Discussion sur les liens entre les normes et la technologie disponible aujourd'hui, liens qui peuvent fragiliser les normes en question ou tout au moins, en réduire la pertinence à terme. Une fiche de synthèse sur ces deux normes a été préparée et distribuée par M.A. Chabin ==== Site Web du groupe ==== Présentation du projet par C . Huc Cette présentation a appelé plusieurs commentaires : * il sera utile dans le futur, de disposer d'une partie non publique dans le serveur, afin de pouvoir mettre certains documents à la disposition des membres du groupe. C. Huc verra avec J. Prevost, la possibilité de mettre en place pour cela un point d'entrée dans le serveur de l'association Aristote. * Au niveau de la page 'réunions', il sera nécessaire de préciser que la participation aux réunion implique que l'on soit préalablement identifié comme membre du groupe PIN. * Un texte définissant les conditions requises pour faire partie du groupe PIN sera proposé par D. Courtaud. ==== Mise en place de sous-groupes ==== Une discussion assez longue s'est tenue sur la constitution des sous groupe. En conclusion, nous pouvons en retenir les éléments suivants : * Il est nécessaire de mettre en place des sous-groupes sur différentes thèmes car le groupe PIN ne pourra pas durablement et raisonnablement travailler uniquement en sessions plénières de 25 personnes. * Deux sous-groupes se mettent en place dans l'immédiat : Sous-groupe 'relations archives-producteurs' Le nom du sous-groupe donné dans ce compte-rendu est probablement réducteur. Il sera défini ultérieurement. Une réunion préalable des archivistes s'est tenue le 28/11/2000. Un ensemble de sujets interessants ont été identifiés : normes, teminologie, continuum de vie des documents, relation avec producteurs, partages des responsabilités, rédaction d’un guide qui servirait avec tous les services avec lesquels les archives sont en relation. Ce qui a été retenu, c'est un projet de guide à l’usage des services producteurs : Ce manuel couvrirait 4 des 6 thèmes identifiés dans le canevas de travail du groupe (domaine 'les informations à pérenniser') Prochaine réunion du sous-groupe le 10 janvier (ordre du jour : plan du guide). Ce travail concerne l’action de l’archive auprès du producteur au sens large du terme. Un Guide d’archivage en anglais (issu du guide du dlm forum) est disponible. La discussion sur le sujet à fait apparaître qu'il est très important que ce sous-groupe de travail soit composé à l'image du groupe PIN, de personnes de culture différentes et provenant d'organismes différents. Le sous-groupe devra se choisir un animateur. Sous-groupe Normes et guides Ce sous-groupe se mettra en place prochainement, il sera animé par F. Bourdon Là encore, il paraît essentiel que soient intégrés à ce groupe, des représentants des archives et des organismes de recherche scientifique ou technique. La richesse du groupe PIN réside en partie dans sa diversité. Il nous faut donc veiller à ce que cette diversité soit aussi présente dans les sous-groupes de travail. Enfin, ces sous-groupes doivent rester ouvert. ==== Etat des lieux sur les informations archivées ou à archiver ==== Un travail visant à mieux connaître la situation réelle au regard des informations qui sont à archiver dans nos différents contextes de travail doit être préparé pour la prochaine réunion. Ce travail pourrait inclure : Une première typologie des informations à archiver : images, textes, images animées, vidéo, données numériques (au sens mathématique), bases de données (données organisées entre elles)standards ou maison, multimédia Une typologie minimum du contenu Une identification des formats actuels utilisés pour produire ou archiver ces données (images TIFF). Il s'agit ici d'une typologie plus technique mais essentiel pour évaluer les difficultés potentielles par rapport au besoin de préservation Une volumétrie Afin que les constats des uns et des autres soient comparables, il est nécessaire d'avoir une démarche homogène. Julien Masanès proposera un projet dans ce sens, projet qui pourra être discuté sur le forum. ==== Sujets possibles de présentations pour les réunions futures ==== * Les métadonnées ( faire venir certains orateurs du séminaire Aristote sur les Métadonnées, orateurs CNES également possible, présenter aussi les métadonnées dans le cadre de NEDLIB) Note : les présentations sur les métadonnées (séminaire Aristote) sont disponibles sur le serveur Aristote. * NEDLIB : présentation des outils : outils pour la collecte du web, test d’émulation, outils pour l’ingestion et la préservation de publi ==== Le nom du groupe ==== L'appellation 'groupe Pérennisation des Informations Numériques' sera conservée. ==== L'utilisation du forum de discussion par courrier électronique ==== Les règles suivantes ont été adoptées : * Le champ objet commencera toujours par PIN (qui signifie :'groupe Pérennisation des Informations Numériques'). Ceci permettra à tous ceux qui reçoivent beaucoup de messages et à ceux qui participent à plusieurs forum de s'y retrouver plus facilement et de classer leurs messages. * L'envoi d'un message au forum est réservé aux cas ou le message est réellement d'un intérêt collectif. Si l'on souhaite faire parvenir une information à une ou quelques personnes seulement, il convient de leur adresser directement le message. * Attention, sur certains systèmes, quand Mr X envoie un message au forum, il apparaît comme étant l'expéditeur dans le message qui vous parvient, par contre, si vous utilisez la fonction 'répondre', l'adresse sera celle du forum.