Compte-rendu de la réunion du 27 février 2001

Réunion tenue au CNES

Préliminaire : ce compte-rendu résume les points abordés et les décisions prises, il ne constitue pas un compte-rendu exhaustif des débats.

Présentation des journées internationales

Prochaine Réunion : le 7 juin 2001 à l'Institut Pasteur, Paris

Rappel des actions :

Les actions A1, A2, A3, A4 de la réunion du 29/11/00 sont closes. L'action A5 est close, elle est remplacée par l'action A6 qui suit

* A6 : B.Gobert (Fin mars 2001) Etablir une première version de l'inventaire des normes et guides ;

• A7 : Tous ceux qui n'ont pas encore répondu (Fin mars 2001) Renseigner les fichiers d'inventaire préliminaire et les faire parvenir à J. Masanès ;
• A8 : J. Masanès (Fin mai 2001) Préparer la synthèse de l'inventaire préliminaire ;
• A9 : C. Huc (Fin mars 2001) Transmettre à J. Poivre, un scénario descriptif du processus d'archivage au CNES.

Catherine Dhérent a fait une brève présentation des journées internationales sur l'archivage à long terme des documents électroniques, organisées les 8 et 9 mars 2001 par la Direction des Archives de France.

Sur le thème de la conservation des informations et des documents numériques pour les téléprocédures, les intranets et les sites internet : format, support, métadonnées, organisation, xml et normalisation.

Un compte-rendu de cette journée et un résumé du guide publié par la MTIC sur ce sujet ont été présentés par F. Banat-Berger ; la présentation est disponible ici

Cette présentation a été suivie d'un assez long débat autour des thèmes suivants :

• Les formats de documents, avantages/inconvénients comparés de XML et PDF
• L'élaboration de DTD XML de référence : besoin de coordonner des efforts au plan international. Chaque organisation , chaque administration devra réfléchir au balisage de ses documents, définir des structures de document et les déposer. Il y aurait donc une base de données spécifique ou ces schémas pourraient être retrouvés et réutilisés.
• L'existence de telles DTD au plan, international sur certains domaines : cf. la DTD EAD
• L'intérêt des supports physiques non réinscriptibles
• Les différents aspects juridiques posés par les documents numériques

Dans ce contexte, nous avons envisagé d'étudier la possibilité de consacrer une partie importante de la prochaine réunion aux aspects juridiques. Un appel sera lancé dans ce sens sur le forum pour faire venir les experts du domaine : preuve d'intégrité, signature, droits d'auteur….

Cliquez ici pour obtenir le texte de la présentation.

Débat autour de la question de l'archivage des messages électroniques.

En attente des informations transmises par J. Poivre

Un première bibliographie des normes et guides a été élaborée par Catherine Dhérent. Elle a été mise en ligne sur le serveur.

Une fiche de lecture a également été élaborée.

Le sous-groupe norme va se mettre en place sous la responsabilité de Baudoin Gobert de la BnF.

Au delà d'une structuration intelligente de la bibliographie pour laquelle une bonne connaissance du domaine est requise, le travail de rédaction proprement dit des fiches de lecture doit être largement réparti au sein du groupe PIN dans son ensemble. Ceci devrait donc réduire fortement la tâche du sous-groupe norme qui sera essentiellement une tâche de pilotage.

A ce jour, Julien n'a eu en retour que les fiches rédigées par le CNES et par la BnF.

Les réponses sont attendues pour les Archives de France, le CEA , l’INA…

Ce tour de table informel visait :

• A donner à chacun une meilleure connaissance des différents membres du groupe et de leur domaine d'activité,
• A mieux cerner les attentes que chacun espère du groupe et les apports particuliers auxquels chacun peut contribuer.
• A évaluer la possibilité ultérieure de mise en place de sous-groupes supplémentaires (notamment sur certains aspects techniques)

Une discussion assez informelle s'est engagée sur ces différents aspects.

Nous pouvons en retenir quelques points directement utiles au fonctionnement du groupe PIN :

La possibilité de présentation plus complète de la problématique de l'archivage dans certaines institutions (INA, CEA….), sur le recensement des normes bibliographiques (BnF),

La possibilité de mise en place d'un sous-groupe technique (Olivier Perret de l'Institut Pasteur s'est proposé pour la coordination d'un tel groupe)

Par ailleurs, une série de thèmes ont été abordés au cours de ce tour de table :

• Qu'est-ce qu'un document ? complexité et difficulté du vocabulaire
• La multiplicité des contraintes à prendre en compte dans la diffusion des documents par l'INA : droits d’auteurs, exigence des artistes, complexité des catalogues
• Comment anticiper pour faire en sorte que la problématique et les exigences de l'archivage soient prises en compte très en amont dans le processus de création des documents ?
• Les besoins de préserver données et traitement (logiciels). La question de la préservation des logiciels se pose dans plusieurs contextes différents : conservation des exécutables présents sur les CD-rom (problématique de l'émulation), conservation de logiciels pour lesquels on dispose des codes sources : Même si les codes sont portables, les résultats peuvent différer suivant les machines et leur précision.
• Cas des bases de données intéressantes potentiellement en péril dans le contexte de l'Institut Pasteur : expériences pour lesquelles on n’a pas gardé toute l’info (matériels utilisés), laboratoires envoie de fermeture….

Par ailleurs, l'Institut Pasteur dispose d'une expérience utile en matière de numérisation systématique de photographies.

• La question de la réutilisation des documents techniques des projets spatiaux 10 ou 15 ans après leur production. Comment effectuer le tri de qu'il faut préserver ?

La présentation est disponible ici