Compte-rendu de la réunion du 14 mai 2002

Réunion tenue au CNES

Prochaine Réunion : le 24 septembre 2002, au CEA, Saclay

• Dans le cadre du 19ème salon Idt/Net 2002 qui se tiendra les 4,5 et 6 juin au palais des congrès à Paris, une session de conférence sera consacrée à la pérennisation de l’information numérique. Cette session, coordonnée par Jean-Claude Le Moal (INRIA) sera placée sous la présidence de Catherine Dhérent. Elle aura lieu le 5 juin de 14h30 à 17h30. Au programme :
  • Réflexions sur la mise en place d’une chaîne informatique de pérennisation, Didier Courtaud (CEA)
  • Archivage électronique : aspects juridiques, Valérie Sédaillan (Avocate)
  • Pérennisation et valorisation des informations scientifiques, Claude Huc (CNES)
  • L’archivage des documents électroniques, Catherine Lupovici (BnF)
• Les 5,6 et 7 novembre 2002 à Toulouse, colloque international organisé par le CNES :’la Pérennisation et la Valorisation des données scientifiques et techniques’ http://www.cnes.fr/pvdst

Le projet de norme ‘Reference Model for an Open Archival Information System’ (appelé Modèle OAIS) a été définitivement approuvé par l’ISO. Cette norme, essentielle pour comprendre la problématique de l’archivage long terme des informations numériques dans son ensemble pourra faire l’objet d’une présentation et d’une discussion au sein du groupe PIN.

Un article de 12 pages, intitulé ‘Framework for digital archiving : OAIS Reference Model’ a été distribué en séance. Cet article de synthèse donne un premier aperçu des éléments essentiels du Modèle OAIS.

Un projet de norme ISO intitulé ‘Producer-Archive Interface methodology Abstract Standard’ est actuellement en cours d’élaboration sous la responsabilité du CNES dans le cadre du CCSDS. La version provisoire est disponible en ligne à : http://ssdoo.gsfc.nasa.gov/nost/isoas/CCSDS-651.0-W-1.pdf

Le manuel est disponible en ligne à l'adresse suivante : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

Rubriques : archivistique/documents électronique/Les Archives électroniques. Manuel pratique

Une version imprimée vient d'être publiée à la Documentation française, sous le titre : Les archives électroniques, Manuel pratique, Direction des Archives de France, Paris 2002 (ISBN : 2-911601-35-5; 15 €); n.b. : Le tirage est de 2000 exemplaires.

La réalisation de ce travail, sous la responsabilité de Catherine Dhérent, a été partagée entre le groupe SAPIN qui a fortement contribué à la rédaction du manuel et le groupe de travail mis en place par la DAF qui a apporté ses propositions et ses critiques pour chacune des versions préliminaires du manuel.

Les mise à jour du manuel se feront prioritairement sous forme d'extensions ou de sections complètes qui remplaceront la section correspondante de la version précédente. La première extension devrait concerner l'archivage du Web.

Le débat qui a suivi a abordé plusieurs sujets :

• Comment diffuser et faire connaître ce manuel ?
• Les carences et les attentes en matière d'enseignement de l'archivage de documents numériques,
• Les évolutions des pratiques des entreprises sur la gestion et l'archivage des documents électroniques.

Les travaux européens de la DAF ont également été mentionnés. Dans le cadre de sa présidence actuelle de l'Union, l'Espagne a mis en avant l'axe de travail sur l'archivage numérique. Cette démarche devrait aboutir - au niveau du conseil des ministres de la culture - à une résolution encourageant les pays membres à prendre en charge l'archivage numérique de façon efficace. Une action voisine est également entreprise au niveau des ministres de la justice. Ce mouvement est relayé par l'UNESCO qui prépare un projet de résolution sur l'importance du patrimoine numérique et la nécessité de le préserver.

Enfin, la circulaire du premier ministre, en date du 2 novembre 2001 et relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'État rentre également dans ce contexte. (cf. http://www.legifrance.gouv.f/html/frame_jo.html).

*Archivage des documents issus de la bureautique et ultérieurement l’archivage des courriels.

A souligner ici dans ce cadre la collaboration entre la BnF et les Archives de France sur la question de l’archivage du WEB.

Exposé très intéressant et très pragmatique, prenant en compte de manière pertinente, les caractéristiques et les contraintes de l’existant (conditions de travail dans les laboratoires, psychologie des chercheurs…), les besoins nouveaux et les apports des nouvelles technologies dans ce domaine.

En attente : le fichier PDF et l’adresse du site Web sur lequel on trouvera des informations complémentaires.

Accès à la présentation

Archivage de sites statiques et des sites dynamiques,

Problème de la périodicité de l’archivage suivant les sites,

Etc.

Cette question concerne aussi bien la BnF que les Archives de France. Un archivage de sites Web est également réalisé par le CEA.

Le sujet est d’actualité et nous seront amenés à y revenir dès que possible.

Information de Didier Courtaud : il existe un utilitaire disponible sur le site Web du W3C, qui analyse le fichier html pour le reformater vis à vis de la DTD HTML (Tidy http://www.w3.org/People/Raggett/tidy). Cette opération est de nature à éliminer divers problèmes potentiels pour la préservation de fichiers HTML non conformes.

Un tour de table complet a permis de connaître le point de vue de chacun sur le fonctionnement du groupe et le contenu des débats et des présentations qui s’y déroulent. Il a aussi permis d’établir une synthèse des attentes actuelles des membres du groupe, d’identifier les thèmes de travail qui devraient être envisagés au cours des prochaines réunions. Nous en donnons ici les grandes lignes. L’ordre de présentation de ces thèmes n’est pas significatif de leur priorité. La liste n’est naturellement pas exhaustive.

Les supports de stockage : technologies, retours d’expérience, tour d’horizon de l’existant – distinguer les supports utilisé pour l’archivage et support utilisé pour transporter les données entre le producteur et les archives ou entre les archives et les utilisateurs.

La pérennisation des documents multimédia : images haute définition, vidéo, indexation.

Approfondissement et clarification des concepts et de la terminologie : connaissance/information/données/documents….etc. Ce point pourrait avoir pour point de départ la terminologie définie dans le Modèle de Référence OAIS et la terminologie définie dans le ‘Model requirements for the management of electronic records’ préparé pour le programme IDA de la Commission Européenne. Ce document est disponible à l’adresse suivante : http://www.idaprog.com/?http&&&ag.idaprog.org/Indis35Prod/doc/310

Démonstrations sur les formats de représentation de l’information et les produits pouvant être utilisés pour créer ou lire ces formats.

Revenir sur le Records Management

La GED et la pérennité des documents

Établir un cahier des charges pour l’archivage électronique

Élaborer des moyens de sensibilisation destinés aux décideurs, aux services producteurs d’information….

Évolution des coûts de l’archivage électronique

Formats d’archive et formats de diffusion (notion de service)

Les principes et connaissances de base en informatique qu’il convient de connaître pour tout archiviste aujourd’hui

Réfléchir à des plans et des contenus des enseignements et formations : quelles sont les parties de l’informatique utiles aux archivistes dans le contexte actuel…quelle peut être la contribution de PIN à la mise sur pied de programmes de formation ciblés, comment élaborer des cours mis à disposition sur le réseau.

Les publications scientifiques dans les revues : en relation avec les droits de propriété intellectuelle acquis par ces revues, comment assurer la pérennité de ces publications

Proposition de Didier Courtaud : les réunions de travail du groupe PIN pourraient, dans certaines conditions, faire l’objet d’une retransmission à distance via le réseau Internet. Ceci pourrait être particulièrement intéressant pour les formations.

Usage du forum : il est rappelé à tous que le forum de discussion du groupe PIN peut parfaitement être utilisé à l’initiative de chacun d’entre nous pour ouvrir un débat ou entreprendre une réflexion collective d’intérêt commun pour PIN.

Prochaine Réunion : le 24 septembre au CEA – Saclay.