Compte-rendu de la réunion du 4 mai 2004

Réunion tenue au CNES

Prochaine réunion : le mercredi 1 septembre 2004 au siège du CNES à Paris

Tour de table, examen et approbation de l'ordre du jour. 28 personnes ont participé à la réunion. C. Huc précise que pour que les présentations des intervenants puissent être mises en ligne sur le serveur du groupe, il est nécessaire que les auteurs donnent leur autorisation écrite. Un formulaire a été prévu à cet effet.

Nouveaux participants au groupe

Sont présents à la réunion : 3 personnes du Ministère de l’équipement, 2 personnes de l’IGN (Institut Géographique National) et 2 personnes du CIRAD (Centre de coopération Internationale en Recherche Agronomique pour le Développement) Un représentant du CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur) a également rejoint le groupe mais n’a pas pu participer à la réunion du 4 mai

Événements passés, publications, initiatives…

Séminaire organisé conjointement par Aristote et la BnF, le 22 avril 2004 sous la responsabilité de Julien Masanès. Il avait pour thème 'Internet : la mémoire courte ? ' sous la responsabilité de Julien Masanès

50 personnes présentes au séminaire et autant sur le réseau.

Didier Courtaud rappelle que les séminaires Aristote sont diffusés en temps réel sur Internet. Ce séminaire sera prochainement disponible en SMILE sur www.aristote.asso.fr

Presse : MOS, le magazine du stockage et de la gestion d’information – février mars 2004-05-03

Publication d’un dossier assez bien documenté :’Préservation numérique et archivage’

Événements à venir pour le dernier trimestre 2003

Colloque de l'Agence Spatiale Européenne à Frascati (près de Rome) : “Ensuring the Long-Term Preservation and Adding Value to the Scientific and Technical Data” 5 - 7 Octobre 2004 Participation : 200 Euros 04a08

Atelier CNES sur les métadonnées dans les sciences de la terre et les sciences de l’univers Les mercredi 24 et jeudi 25 novembre 2004 à Toulouse. Le CNES souhaite que cet atelier puisse donner un éclairage aussi large que possible sur les métadonnées et pas seulement dans le domaine scientifique. Des informations seront données ultérieurement sur le sujet.

Constitution d’un groupe de travail sur l’archivage électronique dans le cadre du forum des droits sur l’Internet : un objectif est de produire à l’horizon fin 2004, début 2005, un guide de bonnes pratiques définissant les conditions d’un archivage électronique intègre d’un point de vue juridique. La problématique du secteur privé doit être prise en compte dans ce guide. (Par exemple préserver des contrats aussi longtemps que nécessaire) – F. Banat-Berger et Didier Courtaud sont membres de ce groupe. A noter une présentation de l’état de la question dans le monde de la normalisation faite dans ce groupe et qui pourrait être intéressante pour PIN.

Publication manuel pratique pour l’archivage des documents bureautique : sortie très imminente de la publication à la Documentation française.

Conférence de la fédération internationale des archives de télévision : 15 au 18 octobre à Paris. Une intervention d’un représentant de PIN est envisagée. Voir le site http://fiatifta.org

4ème Workshop International sur l’Archivage Internet IWAW04 conjointement à la conférence européenne des bibliothèques numériques (ECDL). Principale réunion internationale sur le sujet, qui présente les recherches, les développements et les retour d'expérience dans le domaine.Le programme se trouvera sur http://bibnum.bnf.fr/

Journées européennes sur les DTD EAD (Encoded Archival Description) et EAC (Encoded Archival Context) – 7-8 octobre 2004 à Paris

Un séminaire ERPANET aura lieu la semaine du 10 mai 2004. Il abordera notamment la question des formats de données. Malheureusement, aucun représentant de PIN n’y participera. Il sera intéressant de consulter sur le site d’ERPANET le contenu des interventions.

C. Huc a informé le groupe sur l’avancement des travaux dans ce domaine :

• Elaboration et discussion dans le groupe d’une méthodologie d’évaluation des formats au regard de la pérennisation de l’information
• Mise en œuvre de cette méthodologie par le CNES sur PNG – présenté au groupe PIN au septembre dernier
• Travaux entrepris en coopération entre le CNES et la BnF sur PDF 1.4
• Travaux entrepris par la BnF sur TIFF, JPEG, WAVE et AIFF (Audio Interchang File Format) et BWF (variante de WAVE)

Il serait intéressant que de telles évaluations puissent être faites sur MS Word 97 pour PC, MS Word 2003 pour PC, Excel 2003 pour PC, MPEG2…

Ces travaux visent aussi à consolider la méthodologie.

Un appel à contribution des autres organismes participants est lancé sur ce sujet afin de partager les efforts. Un courriel sera envoyé par C. Huc pour la constitution d’un sous-groupe coordonné sur le sujet. La DAF a indiqué sont intérêt pour évaluer les formats de la suite Office de Microsoft (version 97, version 2003).

L’EAD et l’EAC, deux DTD pour la description archivistique, présentation par Claire Sibille (DAF)

EAD : Encoded Archival Description EAC : Encoded Archival Context

Description de l’EAD, de son origine, de ses principes, de ses caractéristiques essentielles : aptitude à décrire les différents niveaux de classement, balisage structuré. Des exemples d’utilisation à l’étranger et en France ont été présentés. Enfin, des outils de mise en œuvre et de diffusion disponibles ont été décrits. Production et publication des instruments de recherche archivistiques, au format XML/EAD : quelques repères, et présentation d'outils - par Florence Clavaud (CHAN – Centre Historique des Archives Nationales)

Ces deux interventions on permis de bien situer les enjeux et les difficultés :

• Compatibilité des métadonnées entre les archives et les bibliothèques
• L’immense travail que peut représenter la conversion en EAD des Instruments de Recherche existants sous forme numérique ou papier
• Les possibilités prometteuses offertes par les Nouvelles Technologies pour exploiter l’EAD.

L’éditeur XML XMETAL a été configuré en français avec l’EAD et cette configuration est diffusée gratuitement par le CHAN (http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/chan/) Didier Courtaud a indiqué également la disponibilité de l’éditeur XML Open Source JAXE écrit en JAVA, totalement portable et développé par un Français et qui comporte un éditeur d’équation très intéressant. A noter également un travail de normalisation en cours des notations scientifiques dans le cadre de STIX (Scientific and Technical Information Exchange) http://www.stixfonts.org

Intervention de G. Drouhet sur les métadonnées du Records Management dans le cadre d’un projet de norme internationale sur le sujet en complément de la norme ISO 15489 Records management.

La gestion des métadonnées est une partie indissociable du records management . Cette intervention s’est efforcé de situer l’originalité de l’intiative du TC 46 /SC11 et ses limites

Présentation de la maquette du futur serveur qui restera hébergé par le CNES.

L’objectif est que ce serveur soit complet et ouvert courant juin. Il est beaucoup plus ouvert que le précédent sur le public. On lui donnera plus de publicité lorsqu’il sera ouvert.

Julien Masanès a également proposé une ouverture plus grande du forum. Une telle ouverture implique un modérateur et le CNES ne souhaite pas assurer ce rôle. Julien va examiner les possibilités existantes pour l’hébergement de ce forum. Françoise Banat-Berger de la DAF pourrait prendre ce rôle de modérateur.

Présentation du schéma établi par le sous-groupe formation :

Formation de 4 jours en mars 2005 puis en automne 2005.

La formation aura probablement lieu dans les locaux de l’Institut National du Patrimoine. Un courrier officiel d’Aristote va être envoyé à l’INP.

Le titre de la formation sera : Pérennisation et communication de l’information numérique

Les grands axes à développer pourraient être les suivants :

• Le contexte global du problème
• La représentation de l’information sous forme numérique, les formats de données
• Les supports de stockage, les stratégies de stockage
• Les métadonnées
• Le Modèle OAIS et les autres normes généralistes du domaine
• La stratégie globale et l’organisation de l’archivage numérique
• Les questions juridiques (les questions liées à la preuve, les droits de copie, la protection des données personnelles)
• L’accès à l’information

Le sous-groupe de travail ‘Formation PIN’ mettra ce programme au point au cours des deux mois qui viennent. En outre, il organisera des « répétitions » permettant d’avoir un regard critique sur le contenu et la qualité pédagogique de chaque cours ainsi que sur la cohérence globale.

Les sujets suivants ont été envisagés pour la prochaine réunion :

• L'émulation comme stratégie de préservation - retour d'expérience de la BnF
• Modèle d’organisation des services d’archive
• Synthèse des normes existantes
• Formation PIN : résumé des présentations prévues – prévoir un résumé d’une demi-heure pour chaque cours de deux heures. Ceci permettrait en deux heures de présenter au groupe PIN les grandes lignes de deux jours de formation.

Autres domaines pour le futur :

• XML signature, l’intégrité des documents….
• L'archivage de l'état civil à Paris (date souhaitable, printemps 2005). La question pourrait être abordée de deux points de vue :
  • Du point de vue de la “valorisation” par les Archives, avec la question de la numérisation des Archives “papier”, et le problème du choix des formats de numérisation, qui ont donné lieu à de mémorables échanges avec la direction informatique. En tout état de cause, l'opération est en cours, et un bilan paraît encore un peu prématuré.
  • Du point de vue de la production des documents par les services, sachant qu'une bonne partie du circuit de la production et de la mise à jour des actes est à présent informatisée. Idéalement, il faudrait faire parler sur le sujet un représentant de la maîtrise d'oeuvre informatique de la Ville de Paris.
• ADELE – le plan gouvernemental pour l’administration électronique

Date de la prochaine réunion : mercredi 1 septembre 2004 au CNES Paris