Compte-rendu de la réunion du 22 mars 2005

Réunion tenue à la BnF

Prochaine réunion : le Mardi 28 Juin au CNES

Tour de table, 25 participants. Examen et approbation de l'ordre du jour.

Événements passés, publications, initiatives…

Traduction française de l'OAIS : travail : en voie de finalisation. La dernière relecture avant processus de normalisation commence cette semaine. L'objectif est de soumettre la version française avant le 10 avril.

Formation Aristote-INP : pérennisation et communication de l'information numérique, 8-11 mars 2005. Voir ce point plus loin dans l'ordre du jour.

Aéronautique : poursuite des travaux du projet LOTAR Long Term Archiving and Retrieval of digital product data) notamment autour de la définition d'un format de représentation des objets 3D (noter adhésion de EADS à Aristote).

Participation de la DAF à une conférence-formation sur l'archivage légal (7-8 mars 2005) :

• Interventions de tiers archiveurs et de sociétés de conseil.
• Intervention de représentants de la DAF.

On observe une prise de conscience des difficultés de conservation de la signature électronique.

Séminaire Aristote du 10 mars 2005 sur le thème de l'administration électronique de la preuve :

• Pérennisation de la preuve dans le temps ?
• Programme Copernic mis en œuvre par le Minefi.
• Problème de la capacité à 'rejouer' le mécanisme de démonstration de la preuve.
• Quid d'une réduction éventuelle de la durée de conservation légale de certains documents ?

Formation organisée de 3 jours par la BnF en mars 2005 sur le thème 'préserver les documents numériques' (formation ENSIB) :

• Public visé - bibliothécaires.

Événements à venir pour le dernier trimestre 2003

Réunion de lancement du groupe de travail MoReq le mercredi 30 mars 2005 de 14 h 30 à 16 h 30.

• Texte de l'appel : depuis la diffusion du Guide de l'archivage sécurisé par l'association en 2000 (http://www.ialtafrance.org), l'intérêt des utilisateurs pour le sujet ne s'est pas démenti. La Commission européenne a publié, quant à elle, en 2001 le modèle de référence MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records), traduit en français en 2004 sous le titre Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique (http://www.archive17.fr/MoReq_en_francais.pdf)
• MoReq décrit les spécifications d'un système d'archivage électronique permettant la capture sécurisée des documents et données à valeur de preuve et de documentation pour les entreprises et les organismes publics, la gestion de leur cycle de vie avec leur destruction ou transfert à échéance, leur rattachement à un plan de classement structuré et hiérarchisé, la gestion de la confidentialité et des accès.
• Pour mettre en pratique MoReq dans un contexte professionnel et en conformité avec les règles juridiques, il manque cependant un guide pratique pour la mise en œuvre d'un système d'archivage adapté à l'environnement français.

C'est à cette tâche méthodologique que IALTA a décidé de s'attaquer dans le cadre d'un Groupe de Travail spécialisé, le GT MoReq. Ce GT sera présidé par Mme Marie-Anne Chabin, consultante et expert européen, qui a procédé à la traduction du modèle. Ce GT vous est largement ouvert.

Préparation :

Un premier travail collectif avec 2 réunions et plusieurs téléconférences pour définir et coordonner le contenu d'ensemble.

Quelques problèmes techniques rencontrés :

• Pour le transfert par la messagerie de fichiers de quelques mégaoctets.
• Pour la transformation en PDF des présentations (effets de bords d'incompatibilités entre Office et Open Office).

Déroulement à l'INP

Il serait bon de disposer sur place d'un CD avec tous les fichiers de présentation validés sur la configuration de l'INP.

Ceci vaut aussi pour les exercices illustrant les cours.

Evaluation par les stagiaires

Présentation par Didier Courtaud d'une synthèse de l'évaluation de la formation par les stagiaires :

• 90% des stagiaires présents le vendredi soir pour l'évaluation - bon échange
• positif : mixage de différents métiers (archivistes, documentalistes, informaticiens) mais absence relative de bibliothécaires
• positif : la plupart des stagiaires se sont accordés sur la cohérence de l'ensemble et la consistance des supports
• points à améliorer :
  • ouvrir la formation par les aspects stratégiques ?
  • utilité de la présentation initiale sur le problème et le contexte global ? voir comment on amorce et comment on retient l'intérêt des stagiaires dés le départ,
  • demande d'une réelle interactivité entre l'ensemble des intervenants et les stagiaires (quelques heures),
  • formats - approfondir un exemple PNG-TIFF,
  • ne pas changer les présentations par rapport aux supports papiers distribués aux stagiaires,
  • plus d'exemples concrets à prévoir,
  • OAIS-MOREQ : prévoir une introduction permettant de situer les différentes normes généralistes,
  • Intérêt d'une session interactive avec l'ensemble des intervenants.

Préparation prochaine session

• Dates : fin 2005 ou début 2006, en attente d'une décision de l'INP.
• Lorsque la date sera fixée, une téléconférence du groupe formation sera organisée.
• Il est prévu de filmer les interventions pour créer une version en SMIL des cours.

Mise à disposition publique

Pas de consensus pour une mise à disposition publique immédiate. Le CD des cours pourra être diffusé sur demande. Au préalable, prendre les dispositions nécessaires à la protection des droits de propriété intellectuelle.

Présentation par F. Banat-Berger de l'étude de J.F. Blanchette.

Présentation instructive et complète par Eric Déchaux (Université Evry).

Présentation par Marie-Elise Fréon et Emmanuelle Bermès (BnF).

Les sujets suivants ont été envisagés pour la prochaine réunion :

• possibilité d'organiser un état des lieux des produits du marché : présenter aux fournisseurs les attentes, les ébauches de spécification des produits attendus dans le domaine de l'archivage des données numériques. PIN représente aujourd'hui un nombre significatif d'organismes, de ministères et d'entreprises pour pouvoir peser quelque peu sur l'évolution de l'offre.
  • Contact IBM, Storagetek, Lexbox, EADS, Hi-store - voir ceux qui proposent des solutions de stockage prenant en compte la perspective long terme et éventuellement l'OAIS.
  • Reprise des spécifications du système de stockage du CNES en voie de réutilisation à la BnF.
  • Aborder les questions d'empreintes et de preuve d'authenticité par rapport à l'archivage.

Autres domaines pour le futur :

• Présentation des évaluations de format : TIFF, PDF…
• Evaluation des coûts – ou en est-on aujourd'hui.
• L'archivage de l'état civil à Paris. La question pourrait être abordée de deux points de vue :
  • Du point de vue de la “valorisation” par les Archives, avec la question de la numérisation des Archives “papier”, et le problème du choix des formats de numérisation, qui ont donné lieu à de mémorables échanges avec la direction informatique. En tout état de cause, l'opération est en cours, et un bilan paraît encore un peu prématuré.
  • Du point de vue de la production des documents par les services, sachant qu'une bonne partie du circuit de la production et de la mise à jour des actes est à présent informatisée. Idéalement, il faudrait faire parler sur le sujet un représentant de la maîtrise d'oeuvre informatique de la Ville de Paris.
• ADELE - le plan gouvernemental pour l'administration électronique.

Date de la prochaine réunion : Mardi 28 Juin au CNES.