Compte-rendu de la réunion du 22 octobre 2005

Réunion tenue au CNES

Prochaine réunion : le Mercredi 25 janvier 2006 au CNES

Tour de table, 27 participants. Examen et approbation de l'ordre du jour.

Publication des exigences de certification par le RLG (appel à commentaires), voir le site : http://www.rlg.org/en/page.php?Page_ID=20769

Publication du Guide de l’archivage électronique à l’usage du dirigeant, par Jean-Marc Rietsch (président de FedISA), Marie-Anne Chabin (Archive 17), Eric Caprioli (Caprioli et Associés), Cigref / Fedisa, 2005, 40 pages, sous forme de 12 fiches pratiques, en ligne sur http://www.cigref.fr/cigref/livelink.exe, rubrique Actualités.

Sortie des décrets sur les actes authentiques électroniques pour les notaires, les huissiers, …

Formation PIN-Aristote ENSAM du 20 au 23 septembre 2005. Pérennisation et communication de l'information numérique.

Journée sur l’archivage électronique du 5 octobre 2005 Organisée par l’ADBS dans le cadre du forum de la GED (plusieurs participants du groupe PIN) - osmose entre Records Management et archivage légal.

DLM forum à Budapest.

PV2005, 22-24 novembre 2005 à Edinburgh: Pérennisation et Valorisation des informations scientifiques et techniques. 3ème édition de cette conférence internationale qui s’est déjà tenue à Toulouse en 2002 et Frascati en 2004.

10 novembre 2005 : matinée de l’ADAE sur le thème de l’archivage électronique.

Mardi 28 Février et Mercredi 1 Mars 2006 : Palais des Congrès- Porte Maillot – Paris, conférence « L'ILM,l'Archivage et la Compliance », organisée http://www.itiforums.com.

Forum des Droits sur l’Internet : la recommandation conservation électronique des documents a été validée par le Conseil d'Orientation du FDI la semaine dernière et la publication officielle de la recommandation devrait avoir été faite sur le serveur du FDI : http://www.foruminternet.org/.

Ce projet de standard, présenté par F. Banat-Berger vise à décrire et mettre en œuvre le transfert de données et de métadonnées entre un service versant et un service d’archives.

Débat intéressant et animé sur cette présentation, notamment autour de la question de l’automatisation de l’accès. Ce standard parait être un pas important vers la standardisation des processus d’archivage électronique. Son usage pour l’accès parait moins clair.

F. Banat-Berger a présenté les conclusions de l’étude faite par Parker-Williborg sur les coûts de mise en œuvre d’une plate-forme d’archivage électronique. Cette étude, lancée par la Direction des Archives de France vise à la création de plates-formes, soit pour les Archives départementales soit pour les Archives nationales, permettant de gérer de manière plus automatisée les données numérique devant être conservée durablement ou définitivement.

Discussion nourrie autour de ce travail qui s’approche de façon très concrète de la mise en place de nouvelles archives électroniques. Dans les deux années à venir, une spécification et une mise en œuvre d’une première plateforme devraient voir le jour.

L’un des aspects importants de la question est celui de la réutilisation potentielle de cette plateforme dans un certain nombre de sites (les archives départementales par exemple) qui pourrait dont impliquer une importante économie d’échelle.

M. Escriva (société LEXBOX) a présenté les produits lexsafe, qui mettent en œuvre une approche matérielle de la conservation des documents numériques à valeur probante. Ces concepts originaux très sécurisés et simples d’usage devraient à court terme trouver un large champ d’utilisation.

Site de Lexbox : http://www.lexbox.fr/

D'une façon plus générale, la formation a été bien perçue : claire et technique à la fois, équilibrée, intervention de qualité, permettant de garder le public à un niveau maximal d'écoute en permanence. On constate une satisfaction des stagiaires supérieure à celle de la première formation qui était déjà très positive.

• le profil des stagiaires était ici un peu différent de la session de mars (meilleur équilibre entre archivistes, informaticiens, documentalistes…),
• le nombre de stagiaires plus réduit,
• le programme un peu remanié.

La relation entre stagiaires et intervenants a été très interactive.

La progression logique est bien perçue.

Cours sur les Métadonnées : il parait nécessaire de pouvoir avoir une interaction permettant aux stagiaires de voir comment ces concepts peuvent être appliqués dans leur domaine.

Subsiste le besoin d’une manipulation pratique– notamment sur le domaine des formats.

Au niveau des attentes on peut encore noter :

• couper la formation en deux sessions ce qui permettrait d'aller plus loin dans la partie “communication” et d'alléger la charge. A noter qu’au cours du premier stage, la demande avait été à l’inverse de réduire la partie « communication »,
• proposer aux stagiaires un temps d'expression pour présenter leurs projets et leurs problématiques,
• faire une étude de cas sur la mise en place de l'archivage dans une petite structure mais de A à Z.

La prochaine session sera organisée par l’INP du 10 au 13 janvier 2006 – 4 jours avec le même programme que pour septembre 2005 à l’exception du cours sur les métadonnées repris par E. Bermès et M.A. Chabin.

La documentation des cours mis à jour est à envoyer à C. Huc avant fin novembre.

Lancement d’une réflexion pour une session de 5 jours sous l’égide d’Aristote en septembre 2006.

2 demi journées supplémentaires sont disponibles : l’une pour les formats de représentation (aspects pratiques….), l’autre sur le Records Management (vision du flux qui va de la production initiale du document jusqu’à l’archivage électronique).

Préparation du séminaire Aristote du 16 mars 2006 : Pérennité de l'information : sera-t-il possible de retrouver et de relire nos documents informatiques bureautiques ou personnels dans vingt ans ?

Un groupe de travail composé de Françoise Banat-Berger (DAF), Emmanuelle Bermès (BnF), Didier Courtaud (CEA) et Claude Huc (CNES) a été mis en place pour l’élaboration du programme de ce séminaire et les prises de contacts avec les intervenants potentiels.

C. Huc a présenté une réflexion de synthèse sur les normes et standards à utiliser dans le domaine de l’archivage électronique. Cette réflexion aborde avec un autre point de vue un travail qui nous a été transmis par J.D. Zeller et que l’on peut consulter sur les sites suivants :

Schéma : http://www.vsa-aas.org/fileadmin/user_upload/texte/ag_form/at_2004/at_2004_norm_tableau.pdf )) Liste : [[http://www.vsa-aas.org/fileadmin/user_upload/texte/ag_form/at_2004/at_2004_intro_tableau.pdf

Date de la prochaine réunion : Mercredi 25 janvier 2006 au CNES.