Compte-rendu de la réunion du 19 mai 2008

Réunion tenue au CNES, 30 participants.

Tour de table, présentation de l'ordre du jour.

Prochaine réunion : mardi 16 septembre 2008 au CNES

• Séminaire Aristote organisé par PIN le 10 avril à l'école Polytechnique : environ 80 participants, interventions de bonne qualité. Toutes les interventions sont disponibles en ligne sur http://www.aristote.asso.fr/sem/sem0804.html
• Publication en février 2008 de Moreq2 : Model Requirements for the Management of Electronic Records, Update and Extension, 2008, © CECA-CEE-CEEA, Bruxelles- Luxembourg, 2008. Disponible sur http://www.moreq2.eu/downloads.htm
• UN/CEFACT : Normalisation du protocole d'échange. Lancement d'un appel à commentaire. Le standard d'échange défini par la DAF et la DGME a été repris au niveau international par un groupe de travail sous l'égide de l'UN/CEFACT. L'objectif est de disposer d'un document normalisé en juin. Le projet est également soutenu par le Conseil International de Archives (CIA). La nouvelle norme sera présentée au congrès de l'ICA en juillet 2008.
• Projets en cours :
• Nouvelles de PILAE (DAF/DGME) (F. Banat-Berger): recette pratiquement terminée – Passage de relais au service des archives nationales de Fontainebleau en cours. Réflexion dans les départements sur ce que peut être l’archivage électronique, produits disponibles sur le marché.
• Nouvelles de SPAR (BnF) (Laurent Duplouy) : une dizaine de personnes travaillent sur le projet (le module de versement sera terminé fin mai). Forte interaction entre l'équipe de la BnF et l'équipe d'ATOS.
• Nouvelles de la PAC du CINES (O. Rouchon) : la nouvelle plateforme acquise est en cours de déploiement. La production va démarrer dans la foulée.
• Adonis http://www.tge-adonis.fr/ : projet piloté par le CNRS, visant à la pérennisation, l'accès et la publication des données et des documents dans le domaine des SHS (Sciences humaines et sociales).
• M.A. Chabin signale la disponibilité d'un intéressant document en français et en 4 volumes sur le site des Archives Nationales de Grande-Bretagne : Conditions génériques de pérennisation de l'information électronique : http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/fr_generic_requirements_vol1.pdf (respectivement vol2, vol3, vol4) L'auteur est Richard Blake, chef du Records Management Advisory Service. Ces documents ont été écrits en 2003. Un ensemble de documents et de tutoriels relatifs à la gestion, l'évaluation et la pérennisation des documents d'archive numérique est par ailleurs disponible à l'adresse http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/default.htm
• Charlotte Maday du CINES a participé à un atelier organisé par le projet européen PLANETS http://www.planets-project.eu/ consacré à une entité fonctionnelle du modèle OAIS bien spécifique : la planification de la pérennisation.
• Normalisation ISO du format OOXML de Microsoft avec en toile de fond une vaste polémique internationale.

• Formation PIN-Aristote : du 8 au 12 septembre à Paris - 20 places
• EXERA - Association des Exploitants d'Equipements de Mesure, de Régulation et d'Automatisme organise une journée d'information sur la pérennité des archivages numériques le 5 juin 2008 à Paris (interventions de C. Holik pour présenter le groupe PIN, de D. Courtaud pour présenter la pérennisation des données au sein d'une base XML native, et de C. Fabre, T. Ledoux, et L. Sollier pour une présentation de SPAR). Inscription 230 € HT. Voir le programme sur http://www.exera.com/
• Conférences ILM et Archivage d’ITIFORUMS le 10 juin 2008. Pour consulter le programme et vous inscrire : http://www.itiforums.com (Demandez à être invité par un sponsor ou par Archive 17, inscription gratuite)
• Toulouse - conférence du DLM forum en décembre 2008 (conférence qui se tient tous les 3 ans), 3 jours. Appel à contribution lancé sur le site http://dlmforum.typepad.com/ (avant le 23 mai)

Thèmes abordés en sessions parallèles :

• Administration électronique et normes,
• Gérer et accéder à l’information électronique,
• Du « records management » aux archives,
• Conservation à long terme,
• La certification,
• Les stratégies pour les services de « records management » et de gestion des archives.

Des ateliers :

• Atelier 1 : De nouvelles directions pour le Forum DLM ?,
• Atelier 2 : Le chapitre zéro de MoReq2,
• Atelier 3 : Les formats de fichiers pour la conservation à long terme,
• Atelier 4 : La protection des données personnelles et les nécessités de l’archivage.

SESSION PLENIERE : Les archives sont-elles préparées pour le monde numérique ? De nouveaux partenaires pour les archives

• Déplacement du serveur Web d'Aristote du CEA vers un hébergeur indépendant,
• Prochain déplacement du serveur Web de PIN vers ce même hébergeur. http://www.aristote.asso.fr/PIN/index.html
• Mise en place d'un Wiki propre au groupe PIN pour faciliter le travail collaboratif
• Formations,
• Formation longue durée,
• Travaux spécifiques.

Il y a un besoin évident de mettre en place des cursus de formation de longue durée sur la question de l'archivage numérique mais en incluant également le processus de création des documents puis les différentes étapes de la vie des documents. Ces cursus peuvent se mettre en place dans diverses écoles ou universités mais cet aspect n'est pas du ressort de PIN. Par contre, le groupe PIN rassemble un ensemble suffisamment complet et diversifié de compétences pour pouvoir contribuer à l'élaboration d'un contenu pour un tel cursus.

Un sous-groupe sera donc constitué à cet effet. Un certain nombre de membre du groupe ont manifesté leur intérêt pour cette réflexion.

La mise en place de ce sous-groupe a pris du retard en raison du séminaire du 10 avril et de la préparation de la session de formation de septembre. Un porteur de ce projet est demandé.

Présentation d'Yves SEBBAN, service des archives du Groupe Total.

Le choix a été fait de conserver les bulletins de paie sous-forme numérique pendant 60 ans, c'est à dire bien au delà des exigences légales. La durée de conservation obligatoire est de 5 ans, mais en fait, les employeurs sont tenus de conserver de nombreux autres états (versement aux caisses de retraite complémentaire…) beaucoup plus longtemps. Ce choix est également motivé par une question d'image, à savoir qu’une grande entreprise comme Total soit capable de rendre des comptes à ses salariés. Les fiches de paie sont conservées au sein de la plate-forme Groupe d’archivage électronique à valeur probante : cet archivage de fiches de paie permet de tirer profit des investissements déjà consentis depuis 2005 pour le développement de cette plate-forme. Pour la même raison, le format d’archivage unique est le PDF, (version 1.4) : c’est le duplicata du bulletin de paie qui est archivé, le seul original étant la version papier envoyée au salarié. Ce duplicata est récupéré à partir du flux de données envoyé au prestataire qui imprime et envoie les fiches de paie. Les métadonnées sont au format CSV. En termes de processus, les métadonnées sont d’abord créées dans l’application d’archivage, puis le PDF correspondant est associé. Le document PDF en lui-même ne contient pas de métadonnées. Sécurité des transferts et des accès : serveurs sécurisés, authentification par badge. Projet à lancer : Récupération des fichiers en TIFF sur CD. Un point nouveau, il y a de plus en plus de contentieux avec les salariés qui prétendent avoir subi un préjudice dans le passé (par exemple de ne pas voir perçu telle ou telle prime). On rentre alors dans un délai de conservation centenaire.

Julie Fort, Mairie de Vandoeuvre. Voir la présentation.

Ici les fiches de paie sont conservées sous forme de documents XML. Le schéma de ces fichiers est publié sur le site : http://projets.admisource.gouv.fr/xemelios/user-guide/

Il a également été souligné l'importance de mettre autour de la même table, tous les acteurs concernés par la dématérialisation (le Trésor Public qui est destinataire, la cour des comptes, le comptable…) et de viser à ce que tout le monde y trouve son intérêt.

Le contexte est celui de la convention-cadre nationale de la paie qui définit les modalités de transmission et de fonctionnement de l'outil d'exploitation informatique Xémélios.

Une fiche pratique a été éditée par le ministère des finances sur la dématérialisation des états et bulletins de paye.

Plusieurs points importants ont été discutés :

• le recours à un tiers de confiance (ici la plateforme FAST) qui est coûteux et qui en pratique n'est nullement une obligation (à condition d'être en mesure de mettre en place le dispositif technique interne garantissant l'intégrité et l'horodatage des documents),
• la problématique de conservation à long terme des bulletins de paie dématérialisés. La conservation de ces bulletins par le Trésor Public pour les petites collectivités ou encore dans le cadre d'une plate-forme d'archivage au niveau du Grand Nancy constitue des pistes.

D'autres informations on été transmises au groupe PIN, notamment l'archivage des bulletins de paie par le CG10.

La fourniture des bulletins de paie aux salariés reste sous forme papier. La fourniture de version électronique aux salariés qui le souhaiterait pose divers problème de gestion (ceux qui veulent la version papier, ceux qui veulent la version électronique, ceux qui changent d'avis…) et de conservation.

J.M. Fontaine a attiré l'attention dans les deux cas, sur la vulnérabilité des CD-ROM, sur la nécessité de les surveiller et de les évaluer périodiquement (Le Laboratoire national d'Essai peut assurer un service de ce type) ainsi que sur le besoin de diversifier les supports de stockage.

M.A. Chabin a indiqué que le microfilm reste économiquement intéressant. Il faut cependant moduler cette appréciation dès que l'on vise une conservation à long terme car il y a une probabilité non nulle de la disparition ou de la marginalisation des technologies de micrographie dans le futur.

Danièle Boucon, CNES. Voir la {{:public:presentations:2008:pin20080519-daniele-boucon-paimas-pais.pdf|présentation}.

Laurent Duplouy, BnF. Voir la présentation.

Olivier De Solan, DAF. Voir la présentation.

C. Huc, Aristote. Voir la présentation.

Au plan de la terminologie on doit clairement distinguer :

• l'entité fonctionnelle “Entrées” (Ingest) du Modèle OAIS,
• l'opération de versement qui implique un processus d'interactions entre le Producteur et l'Archive et qui du point de vue de l'Archive, recouvre une partie seulement de l'entité “Entrées”, (Opération matérielle et administrative par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration d'origine à un centre de pré archivage ou à un service d'archives, ou bien d'un centre de pré archivage à un service d'archives)
• le versement désigne aussi le document transféré.

Les recouvrements de préoccupation de ces différents standards ou projets de standards sont évidents.

Les profils réalisés dans le cadre de PILAE pour préparer les versements et les AQS (Accord sur la Qualité de Service) établis de façon formelle dans le cadre de SPAR montrent bien la nécessité d'une représentation formelle des données à transférer. C'est ce que propose le projet PAIS.

Les standards définissant les processus et la mise en œuvre des transferts visent à permettre l'automatisation des transferts et de leur validation. De ce point de vue, le statut des différents processus identifiés dans le Protocole standard d'échange doit être clair : chaque message doit être caractérisé comme étant obligatoire ou optionnel. Cette caractérisation est indispensable pour le développement des outils permettant l'automatisation.

La planification de la pérennisation : gestion des changements de la technologie, gestion des changements de la communauté des utilisateurs des archives. Revenir sur un descriptif complet du module versement de la BnF (ATOS).

• L'étude de la DCSSI sur l'archivage sécurisé
• Présentation et démonstration de l'utilisation des moteurs sémantiques dans le cadre de la mémoire d'entreprise (Mario Delail, CNES)
• La signature électronique en pratique
• Les formats, les profils d'utilisation et les outils de contrôle et validation (TIFF ?) - prévoir une journée complète et inviter des éditeurs de logiciels de validation,
• Les retours d'expérience, état d'avancement des réflexions, des projets dans les institutions publiques et privées
• L'émergence de produit du marché
• Les critères de certification

Date de la prochaine réunion : Mardi 16 septembre 2008 au CNES.