Compte-rendu de la réunion du 16 septembre 2008

Réunion tenue au CNES

Prochaine réunion mardi 13 janvier au CNES

40 participants à la réunion

Tour de table, présentation de l’ordre du jour

• Normalisation ISO du format PDF 1.7 (ISO 32000-1 Gestion de documents – Format de document portable – Partie 1: PDF 1.7)

• Publication de la norme ISO 26122 - Work process analysis for records, norme de la famille du records management,
• EXERA - Association des Exploitants d'Equipements de Mesure, de Régulation et d'Automatisme organise une journée d'information sur la pérennité des archivages numériques le 5 juin 2008 à Paris (interventions de D. Courtaud pour présenter la pérennisation des données au sein d'une base XML native, et de C. Fabre, T. Ledoux, et L. Sollier pour une présentation de SPAR). Présentations disponibles en ligne sur http://www.exera.com/section.asp
• Conférences ILM et Archivage d’ITIFORUMS, http://www.itiforums.com

http://www.kualalumpur2008.ica.org/

• Publication de “Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Environments” disponible sur http://www.ica.org/fr/node/3897. Ce document a été rédigé par les Archives nationales de Nouvelle-Zélande, en coopération avec une équipe responsable du projet formée de membres de l'ICA et l'Australasian Digital Recordkeeping Initiative. Il peut apparaître comme un concurrent de MoReq2 (“Over the past decade some countries have issued their own requirements for software to manage electronic records. Now the world's archival institutions have agreed on a single set of standards”).

• Plusieurs ateliers sur l'archivage électronique ont été animés par la DAF, d'une part autour des supports (notamment des supports optiques type CD et DVD) ; d'autre part autour d'une démonstration du pilote PILAE ; enfin concernant la présentation du projet de norme “Spécification d'exigences métier - Norme d'échange d'archives”. En effet, dans un souci de normalisation et par conséquent d’une implémentation plus facile par les éditeurs du marché, la direction des Archives de France a proposé de porter au niveau de la normalisation européenne et internationale, le standard d’échange de données pour l’archivage élaboré en 2006 par la DAF et la DGME. Le projet a été accepté au niveau du CEN/ISSS/eBES/EG13 et de l’UN-CEFACT (TGB 19) ( Business Requirements specifications (BRS), Archiving and records management. Transfer of digital records. Record Exchange standard) sous la conduite de l'Australie et de la France, avec la participation de plusieurs dizaines de pays. La première étape a été franchie avec l'élaboration de « spécifications d'exigences métier »

Business Requirements Specifications actuellement en cours de validation au niveau de l'Un-Cefact . La norme a été également reprise par le conseil international des archives. La seconde étape sera l'élaboration d'un schéma XML.

• D'autres ateliers ont été présentés par la DAF concernant la description archivistique et notamment la présentation de la norme internationale pour la description des fonctions (ISDF) du CIA, publiée en 2008. Cette norme, dont l'élaboration a été pilotée par la DAF, fournit les lignes directrices pour la description des fonctions des collectivités associées à la production et à la gestion des archives, dans le but de compléter les descriptions archivistiques conformes à ISAD(G) et les notices d’autorité conformes à ISAAR(CPF).

Cette norme s’inscrit dans les problématiques du records management dans la mesure où elle a été élaborée précisément en raison de l’importance à accorder à la description des fonctions dans le contexte de production des archives.

• San Francisco : La 72e conférence annuelle de la Société des archivistes américains (SAA) s'est tenue du 25 au 31 août 2008 à San Francisco. L’organisation de cette manifestation est immuable d’une année sur l’autre : sessions plénières sur les différents aspects du métier, avec des présentations d’expérience et de cas pratiques, des réunions de groupes de travail et de sections spécialisées, des ateliers et des séances de formation pré-congrès, des stands d’exposants (prestataires dans le domaine de la conservation matérielle, de la numérisation ou de l’encodage des ressources documentaires, commissions de la SAA, consortiums d’institutions patrimoniales…). Cette année, de nombreuses séances étaient consacrées aux descriptions documentaires et aux ressources numérisées en ligne, sans oublier la présentation du projet de conversion rétrospective du Catalogue général des bibliothèques publiques de France, du portail CCFr et de Calames, l’interface de consultation développée par l’Agence bibliographique supérieure de l’enseignement supérieur. Un séminaire d’une journée était également organisé pour les 10 ans de l’EAD. L’accent a plus particulièrement été mis cette année sur le web 2.0 et les interfaces permettant aux utilisateurs d’interagir à la fois avec le contenu des pages web mais aussi entre eux. Le programme détaillé du congrès est disponible à la fois sur le site « officiel » et le wiki « non officiel » de la Société des archivistes américains ici et ici.

• L'ADULLACT (Association des Développeurs et des Utilisateurs de Logiciels Libres pour l'Administration et les Collectivités Territoriales : http://www.adullact.org/) vient de créer un groupe de travail rassemblant une dizaine des collectivités dont des archivistes, ainsi que la DAF, sur l'archivage électronique, car les collectivités territoriales devant les projets de dématérialisation qui se précisent, sont inquiets devant les implications à venir concernant l'archivage. La méthode de travail de l'association, une fois repéré un projet d'intérêt commun, est toujours la même : rédaction d'un cahier des charges, réalisation par une société qui le souhaite évidemment avec des briques logicielles libres, d'une application béta qui est ensuite testée par des services pilotes. Une version officielle est alors publiée sur les forges de l'Adullact. Par la suite, les outils libres ainsi développés sont maintenus et évoluent dans un cadre coopératif. Dans le cas de l'archivage électronique, le développement de l'outil se ferait sur la base de la plate-forme développée par le conseil général des Yvelines, ainsi que de la récupération de certains modules développés dans le cadre du projet PILAE.

• Publication d'une étude internationale sur l'impact des lois relatives aux droits (copyright) sur la préservation numérique (publication commune Library of Congress, National Digital Information Infrastructure and Preservation Program, …). Panorama pour les US, les anglais, les Australiens et les Hollandais. (http://www.digitalpreservation.gov/partners/resources/pubs/digital_preservation_final_report2008.pdf)

Formation PIN-Aristote à l'Institut Henri Poincaré : du 8 au 12 septembre à Paris - 13 participants

Projets en cours :

• PILAE (DAF/DGME) (F. Banat-Berger): Développements complémentaires en cours.La plate-forme de production sera en place début 2009.

• SPAR (BnF) (Laurent Duplouy, Thomas Ledoux) : développement en cours de la tranche ferme jusqu'en mars 2009. La méthode de développement est itérative. La partie versement est très avancée. Travaux en parallèle sur l'accès et sur la gestion des droits

• PAC du CINES (O. Rouchon) : la nouvelle plate - forme basée sur Arcsys est opérationnelle pour les thèses. En parallèle, démarrent des travaux avec le TGE ADONIS du CNRS pour un projet pilote d'archivage des corpus oraux.

L. Duplouy : initiative du MCC et du ministère de l'Education nationale. 5 thèmes dont la préservation et la définition de la politique de numérisation.

Fifth International Conference on the Preservation of Digital Objects – British Library conference center. La nouvelle version du logiciel de validation des formats JHOVE 2.0 sera présentée.

Projets Planets, DPE et Caspar. http://www.wepreserve.eu/events/nice-2008/

Modèle économique de l'archivage des informations scientifiques.

Thèmes abordés en sessions parallèles :

1. Administration électronique et normes,
2. Gérer et accéder à l’information électronique,
3. Du « records management » aux archives,
4. Conservation à long terme,
5. La certification,
6. Les stratégies pour les services de « records management » et de gestion des archives.

Des ateliers :

• Atelier 1 : De nouvelles directions pour le Forum DLM ?,

• Atelier 2 : Le chapitre zéro de MoReq2,

• Atelier 3 : Les formats de fichiers pour la conservation à long terme,

• Atelier 4 : La protection des données personnelles et les nécessités de l’archivage.

SESSION PLENIERE : Les archives sont-elles préparées pour le monde numérique ? De nouveaux partenaires pour les archives. 60 présentations prévues dont les 2/3 proviennent de l'étranger. Beaucoup d'avancées dans les pays du nord de l'Europe, une relative faiblesse des pays du sud de l'Europe. Intervention ATOS-BnF pour développer la partie stockage et service d'abstraction du stockage. La traduction française de MoReq2 sera présentée avec un chapitre 0 spécifique au contexte français.

Content Management Interoperability Services) destiné à assurer l'interopérabilité entre systèmes de gestion du contenu d'entreprise (ECM).

• Déplacement du serveur Web d'Aristote du CEA vers un hébergeur indépendant,
• Nouvelle adresse du serveur PIN : http://www.aristote.asso.fr/PIN/index.html
• Mise en place d'un Wiki propre au groupe PIN pour faciliter le travail collaboratif : formations, formation longue durée, travaux spécifiques

Présentation par Charlotte Fabre et Gautier Poupeau (ATOS Origin)

Rappel du contexte global de SPAR

Le contrat entre l'Archive (SPAR) et le Producteur est ici appelé AQS (Accord sur la qualité de service). Descriptions des notions de filière (numérisation de conservation, archivage du WEB…) et de chaîne au sein des filières. Choix du standard METS pour l'organisation des paquets versés. La BnF a défini un profil d'utilisation de METS :

• section des metadonnées descriptives (spar DC) : format Dublin Core
• metadonnées administratives (technique et provenance) : format MIX, PREMIS, textMD …

Présentation des cas d'utilisation et des actions correspondantes.

Prise en compte des mises à jour : éditions et versions successives d'un objet.

C'est grâce à l'identifiant du producteur qu'on sait que c'est une nouvelle version ou édition.

• édition : ajout de fichiers ou modification de métadonnées (on remplace le paquet existant et son identifiant pérenne ARK ne change pas)

• version : modification et/ou suppression de fichiers constituant l'objet (on conserve le paquet précédent), on garde l'identifiant pérenne en changeant le qualifieur V0, V1…

Description détaillée des paquets METS et du processus de versement.

Par rapport à l'usage des logiciels Open source et l'orientation initiale vers Fedora, il convient de noter :

• que Fedora fait un peu tout sans jamais répondre à la totalité des besoins de la BnF et en particulier à l'exigence de cloisonner les modules qui communiquent entre eux par web services,
• que Fedora reste la composante essentielle de l'accès,
• qu'il a été fait appel à d'autres logiciels Open source comme iRODs pour l'abstraction du stockage,
• qu'en définitive, le développement de SPAR implique des relations avec plusieurs communautés open source et pas seulement avec la communauté Fedora.

planification de la pérennisation

Présentation par Peter Bright (British Library, PLANETS project)

Présentation synthétique du projet européen PLANETS, de ses objectifs et des principales actions de pérennisation entreprises.

Présentation de la méthodologie d'aide à la décision définie pour les migrations et les émulations.

Présentation de Charlotte Maday (CINES).

Il s'agit ici d'une mise en pratique, avec l'outil PLATO, de la méthodologie définie par Planets afin d'évaluer l'outil en question.

La méthodologie implique que la réflexion soit conduite par un groupe composé de compétences complémentaires. Dans un tel contexte, l'outil constitue un support permettant de travailler de façon méthodique sans anticiper sur les résultats.

L'usage principal qui pourra être fait de PLATO concerne les décisions et les choix en matière de migration.

Il apparait que l'évaluation des risques pourrait utilement compléter l'approche proposée.

L'outil est disponible sur http://www.ifs.tuwien.ac.at/dp/plato/ (demander à l’équipe un mot de passe à l'équipe PLANETS pour utiliser l’outil).

Présentation par Laurent Duplouy

Rappel des composants de l'entité fonctionnelle “planification de la pérennisation” du modèle OAIS et des interactions avec l'entité “Administration”.

Présentation d'une vision organisationnelle de l'activité induite dans ce domaine incluant les experts de la préservation : l'expert

• n’agit pas directement sur le système,
• constitue des paquets de référence : description de format, description de process, description d’outils,
• surveille les plans de migration.

Introduction des notions de métadonnées fortement liées (en pratique empaquetées avec l'objet numérique) ou faiblement liées partagées entre plusieurs AIP (par l'intermédiaire d'un pointeur, par exemple sur des informations de description des formats).

Le sous-groupe se met en place sous la coordination de Charlotte Fabre.

Il apparait utile de faire un inventaire de l'existant en formation dans le domaine de l'archivage électronique et de manière plus large, dans le domaine de la gestion de l'information numérique.

L'objectif est de créer des compétences dans le domaine de l'archivage numérique, qui puissent déboucher sur des activités et des emplois aussi bien dans le secteur public que dans le secteur privé.

Une définition modulaire des contenus de cette formation facilitera son adaptation à des contextes variés…

Le wiki contiendra donc 4 pages portant sur les 4 thématiques à enrichir d'ici la prochaine réunion du groupe PIN :

⇒ une page pour définir l'existant,

⇒ une autre pour définir les besoins et les souhaits généraux en terme de formation,

⇒ une troisième pour commencer à lister les modules et les différents enseignements,

⇒ enfin une quatrième pour plus tard quand il s'agira de prospecter les différents établissements.

Il est souhaitable que des réunions intermédiaires de ce groupe de travail aient lieu avant la prochaine réunion plénière qui se tiendra en janvier 2009.

Information - transmise par M.A. Chabin : création au CNAM d’une Unité d’enseignement (UE – environ 100 h de cours) consacrée au records management et à l’archivage. Cette unité est rattachée à la Chaire d'ingénierie documentaire (Ghislaine Chartron, par ailleurs directrice de l’INTD). Marie-Anne Chabin, PAST (professeur associé scientifique et technique) en sera responsable à compter de septembre 2009. Les cours commenceront en janvier 2009 (module de journée plus théorique – formation initiale et module du soir plus pratique – formation continue). Le mode de validation n'est pas encore précisé. ces cours seront intégrés à terme dans un master.

• Présentation de Drambora.
• Un recensement des besoins sera par ailleurs lancé sur le forum.

• l'étude de la DCSSI sur l'archivage sécurisé,
• présentation et démonstration de l'utilisation des moteurs sémantiques dans le cadre de la mémoire d'entreprise (Mario Delail, CNES),
• la signature électronique en pratique,
• les formats, les profils d'utilisation et les outils de contrôle et validation (TIFF ?) - prévoir une journée complète et inviter des éditeurs de logiciels de validation,
• les retours d'expérience, état d'avancement des réflexions, des projets dans les institutions publiques et privées,
• l'émergence de produit du marché,
• les critères de certification.

Mardi 13 janvier 2009 au CNES.